EHS management blog

“Je werkt hier veilig, of je werkt hier niet”, vat Danny de Jong, Coördinator Kwaliteit en Veiligheid bij Hago, kernachtig samen. “Dat klinkt misschien wat bits, maar met veiligheid valt niet te spotten.”

Hago Rail Services werkt in een omgeving waar de risico’s groot zijn. Daarom staat veiligheid onbetwist op nummer één. Voordat de medewerkers bij Hago aan de slag gaan worden ze dan ook goed opgeleid en van alle risico’s bewust gemaakt. Uiteraard in nauwe samenwerking met opdrachtgever NS.

“We besteden dagelijks aandacht aan dit onderwerp. Bij de dienststarts, tijdens de uitvoering van de werkzaamheden, in rapportages. Bovendien zorgen veiligheidsambassadeurs binnen de organisatie dat het onderwerp bij iedereen altijd top of mind is.”

Om helder in kaart te brengen waar het goed gaat en waar nog verbetermogelijkheden liggen maakt Hago gebruik van Safety Dashboard. Een in Nederland ontwikkeld robuust veiligheidsmanagementsysteem. Erin zijn alle zaken rondom veiligheid nauwlettend te volgen in inzichtelijke en realtime bijgewerkte KPI-dashboards.

EHS management dashboard

Hago Rail Services, toonaangevend specialist in reiniging van treinen, werkt continu aan de verbetering van veiligheid.

Hago biedt treinreizigers in Nederland een prettige en comfortabele reis door de treinen van NS goed schoon te maken én schoon te houden. Dagelijks maakt Hago ruim 2900 treinstellen schoon. Zeven dagen per week, 24 uur per dag. Veelal ’s nachts, steeds vaker overdag.

“We lieten verbeterkansen te lang liggen. Doordat we niet beschikten over de juiste overzichten duurden processen onnodig lang, wat resulteerde in te veel verspilling. Via via hoorden we goede verhalen over het veiligheidsmanagementsysteem van Safety Dashboard en toen is het balletje gaan rollen.”

Al tijdens de eerste demo wist Safety Dashboard te overtuigen als gebruiksvriendelijk meldsysteem. Overzichtelijk, simpel, duidelijk en – een wezenlijk criterium voor deze dienstverlener – laagdrempelig in gebruik voor de collega’s op de werkvloer.

“Met het oog op de toekomst vonden en vinden we het ook belangrijk dat het een modulair systeem is. Je kunt klein beginnen en stapsgewijs doorgroeien, je breidt pas uit met bijvoorbeeld de risk-, observatie- of inspectiemodules als de situatie daarom vraagt, niet omdat de softwarebouwer het vraagt.”

“Een ervaren consultant hielp ons met de inrichting en opstart. Onze eigen structuur is helemaal in het systeem gezet, zodat de nieuwe tool naadloos aansluit op de vorige meldsystematiek binnen Hago. Alles bij elkaar verliep de overgang heel vlot.”

Als het EHS-managementsysteem eenmaal is ingericht, gaat de rest vanzelf. De meldingen komen doorgaans al snel op gang, en het verwerken van een functionele wijziging gaat eenvoudig. Ook het toevoegen van nieuwe gebruikers is in een handomdraai geregeld.

“We gebruiken Safety Dashboard inmiddels volop.”

“Voorheen werkten we met een zelfgemaakte tool in Excel. Het melden van fouten en bijna ongelukken ging via een PDF, per mail. Er moest een dossier aangemaakt worden in een map, handmatig een nummer toegekend worden, correspondentie moest apart worden bewaard en het opstellen van rapportages was een tijdrovende zaak.”

“Het nieuwe systeem is een verademing. We kunnen snel relevante zaken opzoeken die aan veiligheidsmeldingen gerelateerd zijn, de rapportages staan altijd klaar en we kunnen snel een dashboard erbij pakken of zelf maken. Het geheel geeft ons scherp inzicht en bespaart ons iedere dag weer tijd die we nuttiger anders kunnen besteden.”

“Het gebruik van realtime data. Daarmee heb je op de juiste momenten (denk aan MT-vergaderingen, evaluaties met klanten) direct inzicht in de juiste informatie. Je kunt zo ‘live’ sturen op meldingen en het proces nauwlettend bewaken.”

“Ook de transparantie rondom het doen van een melding, de opvolging en afhandeling van alle acties spreekt ons aan. Alle coördinatoren krijgen alle relevante informatie direct binnen. En wanneer er echt nood aan de man is krijgt het managementteam en de veiligheidsmanager, en naar wens de opdrachtgever, ook direct een melding.”

“We zetten telkens stappen naar boven op de Veiligheidscultuurladder. Doordat we steeds meer meldingen vergaren, zien en horen we steeds meer. We zien steeds beter wat er onder water gebeurt. Sinds we onze EHS-meldingen in Safety Dashboard doen, hebben we 60 tot 70 procent meer data tot onze beschikking. Hier hebben we enorm van geleerd.”

Waarom zou je Safety Dashboard aanbevelen?

“Op nummer één staat echt het gemak en de gebruiksvriendelijkheid. We hebben bij Hago vakkundig en gedreven collega’s die niet allemaal dagelijks achter een pc of tablet zitten. Voor hen is het een must dat ze heel makkelijk meldingen kunnen doen, en dat kan in Safety Dashboard. Zowel op pc als in de app.”

“Een ander voordeel is dat je het gelaagd kunt wegzetten in de organisatie. Dat wil zeggen dat managers, teamleiders en voormannen zelf de meldingen kunnen inleggen, oppakken en desgewenst doorzetten voor onderzoek. Je kunt gerust stellen dat je met Safety Dashboard zo het draagvlak voor veiligheid heel doeltreffend vergroot.”

Vraag een online demo aan

“We gebruiken Safety Dashboard inmiddels volop.”

Deel dit bericht

Schrijf je hier in voor onze blog

* Verplicht